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                        选择OA软件的十大误区


                        发布时间:2004-09-28

                            利用OA系统履行办公主动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段??。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区,这里我列举了十大有代表性的误区,供宽大用户借鉴??。 

                          误区一:自己开发 

                          自己开发OA更能够满足自身请求,还可以随时升级???⊿掩护,可控性强,能避免上当上当,但实际上呢? 

                          首先,OA系统已经涉及到越来越多的学科技巧,包含盘算机???⊿通信???⊿网络???⊿管理与行动???⊿多媒体???⊿数据库???⊿图形图像等等,是一个需要综合各种人才的团队工程,一个或者几个普通程序员已经很难做好; 

                          其次,单位内部的程序员受行业和职位限制,无法控制最新的管理理念及其发展趋势,往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简略模仿和克隆,不能够真正实现提升管理程度的目标; 

                          再次,频繁调剂OA系统会严重影响员工的快速控制和正常应用,延伸融合期; 

                          最后,开发OA系统需要耗费大批的人力???⊿物力???⊿财力???⊿管理???⊿时间成本,不可控因素很多,综合费用最低也要几万元,很多都要数十万元,显然得不偿失??。 

                          因此除了个别特大型企业和敏感性单位,建议普通企业不必自己开发??。 

                          误区二:功效越全越好 

                          只要你肯付钱,软件的功效是可以无穷扩充的,但这是你必须的么? 

                          首先,容易造成功效闲置,系统空洞; 

                          其次,功效越全,系统越复杂,应用越艰苦,掩护越麻烦; 

                          再次,功效多一点,价格多一片,一次性投入太大; 

                          最后,服务成本直线上升,隐形风险增大,甚至使利用半途而废??。 

                          选购OA系统时应当考虑一下自己的实际需求和支付能力,如果以实用为出发点,那么就坚决砍掉那些可有可无???⊿利用率低的“鸡肋”功效,选一个功效紧凑,满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统??。 

                          其实,就OA的功效来说,无论是冠群联想???⊿用友???⊿合强还是不著名的小公司, 80%的内容都是雷同的,只不过利用深度不同??。而OA的功效每增长10%,价格至少会增长100%-300%,经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用??。 

                          需要注意的是,为满足中小企业客户“小而全”的特点,有的OA集成了人事???⊿客户???⊿财务等功效模块,这些模块往往是“看起来很美”,并不能代替专业的管理软件,只能做最简略的记载和备份工作??。 

                          误区三:价格越贵越好 

                          选择的OA系统越贵,可能产生的问题就越少? 

                          首先,断定一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格,而是看它是否合适自己; 

                          其次,价格越高,投入越大,累赘越重,风险越高; 

                          再次,选择价格昂贵的名牌产品,其实是在替厂家支付广告费; 

                          最后,产品可能没有产品化,开发商还是按照项目在做,没有成本优势??。 

                          我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元,而销售人员居然连它的功效都说不明确,在线试用了一下,简直是一塌糊涂??。这就告诫选购者千万擦亮眼睛,别迷信“一分价格一分货”,警惕被奸商砸着??。 

                          对中小型单位而言,我认为万元左右的OA系统性价比最高,因为功效性???⊿稳固性???⊿价格方面联合得最好??。比如新思创OA,除满足日常办公需求外,还实现了信息流???⊿工作流???⊿知识流的协同管理,同时具有易上手???⊿不限用户???⊿权限管理???⊿简易客户端???⊿自定义工作流???⊿毕生免费服务等特点,而价格仅为7200元,这些特点很合适中小型单位??。 

                          误区四:价格越低越好 

                          价格低固然是好事,但是如果低到4000元以下就值得猜忌了,这里面是否有猫腻? 

                          首先,质量问题??。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的,还有是个人离职后从本来的企业里带出来的,产品的稳固性???⊿升级性???⊿版权等都没有保障; 

                          其次,隐性成本??。有的软件看起来便宜,但是有用户数限制,比如某OA软件报价5800元,但是只支撑20个初始用户,另外每增长10个人需付2000元,这样50个人的单位就得11800元,还有比这个更高的用户费呢??。 

                          最后,服务问题??。这种软件一般无法供给可靠的服务,即使供给服务也要付出高昂的服务费??。软件的服务是和产品融为一体的,软件报价应当包含一个合理的后续服务的费用,不然用户利益得不到有效的保障,服务费就成了一个无底洞??。 

                          记住,过低的报价往往丧失了软件利用的功效和服务,是对客户的不负责任??。 

                          还有很多原因导致产品低于正常价格销售,比如恶性竞争???⊿抢占市场???⊿争取用户???⊿产品刚上市或筹备退出市场等等,这就请求用户不能贪图便宜,最终侵害了自己的利益??。 

                          误区五:系统越透明???⊿开放???⊿越自由越好 

                          网络办公就是让一切都变得透明???⊿开放???⊿自由么? 

                          开放必须是相对的,如果所有员工都可以在网上随便浏览单位的财务数据???⊿客户材料???⊿成本信息???⊿配方工艺等重要文件,就很容易造成泄密,给企业带来不可估计的丧失??。 

                          为解决开放和保密的抵触,好的OA系统都可以让用户很方便的进行权限设置,这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全,管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限,只有具有相应权限的人才干够看到这些材料,其他人则看不到??。IBM的OA系统解决方案是软硬件一体化的,具有更高的安全性??。 

                          误区六:系统应当完整符合单位的办公模式 

                          如果有人说他要找一个完整符合自己办公模式的系统,那么我要问:这样的系统价值在哪里? 

                          首先,软件必需要体现它自身的思想和特点,因为这是软件的作用所在,价值体现; 

                          其次,OA系统不是将传统办公搬到网上,它融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了新的办公方法; 

                          再次,OA的公开???⊿公平???⊿透明会触及某些人的私人利益,使之产生抵触心理??。 

                          因为OA系统是对旧模式的改革,所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突,必定有融合期,这就请求单位能够积极创新,勇于变更,从观念和举动上除旧纳新??。 

                          所以应当选择那些具有先进的管理思想,能够产生推动作用OA产品,而不是一味的寻求符合自己的应用习惯和应用上的简略,也要主动的去适应软件,因为推动管理进步是利用软件的最终目标??。 

                          为了让用户能够顺畅的工作??。优良OA系统均可以让用户自定义工作流,化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突??。 

                          误区七:大企业开发的必定好 

                          大企业开发的不必定好,即使好又真的合适你么? 

                          首先,术业有专攻,大企业能做强某个软件或者硬件,却不必定能做好OA,因为它们是不同的概念; 

                          其次,大企业开发的OA系统价格惊人,往往是普通OA的数倍甚至数十倍; 

                          再次,OA系统的开发技巧和理念日渐成熟,很多公司都开发出了优良的OA软件; 

                          最后,大企业开发的OA系统更合适大企业来用,因为中小企业应用的版本需要具有中小企业特点,包含结构???⊿功效???⊿流程???⊿掩护等??。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用,因为他们对中小企业懂得更直接,更深入??。 

                          误区八:选一个OA软件来彻底改良管理 

                          单位管理混乱,能通过一个软件来解决问题么? 

                          首先,管理混乱是因为没有规范的流程,而规范的流程需要人来制定,然后借助OA系统来让流程得到有效的履行; 

                          其次,OA是一个工具,不具有主观能动性,管理中最重要的问题如勉励???⊿分析???⊿决策等等都需要人来完成; 

                          再次,OA的作用是进步全部单位的办公效率和办公质量,将人从低端工作中解放出来处理核心事务??。 

                          所以,过低或过高的看待OA的作用都是不正确的,只有进步全部单位的人员素质,特别是领导者素质,才干彻底进步管理程度??。当然也不是说必须让管理变得完善之后再来利用OA,OA与人的作用应当是相辅相成???⊿互相增进??。 

                          误区九:一步到位,一劳永逸 

                          一步到位就能一劳永逸么? 

                          首先,企业发展不会一步到位,人员???⊿规模???⊿制度???⊿思维???⊿文化等都在不断的调剂???⊿改良中; 

                          其次,产品发展不会一步到位,利用技巧???⊿功效模块???⊿管理理念日新月异,必须时刻更新; 

                          再次,社会发展不会一步到位,社会进步突飞猛进,要么创新,要么淘汰??。 

                          任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要,不可能一步到位,一劳永逸??。软件没有最好,只有更好,只有保持不断的改良,才会保持持续的优势??。所以在选择软件的时候,应当选择那些易于扩充升级的??。 

                          误区十:好的OA系统并不需要什么服务 

                          服务既费钱又麻烦,找个完善的OA来省却诸多烦心事? 

                          首先,买软件只是第一步,真正的工作在于利用,这是个长期的过程,没有可靠的服务是不可能做好的; 

                          其次,OA系统发展迅速,拒绝服务也就拒绝了持续改良???⊿持续领先的机会; 

                          再次,单位自己的掩护人员的技巧程度很难满足技巧发展需要??。 

                          其实从长远看,软件商的服务更专业,并且风险和成本更低,现在很多著名大企业都将IT服务外包,阐明还是值得去做的??。 

                          总结来说,选择OA有5大标准,那就是理念先进,功效实用,应用方便,服务到位,价格合理??。其中最重要的一点就是“实用”,买软件之前必定先问问自己:我为什么要用OA?我用OA重要解决哪方面的问题?我筹备用这套OA解决几年内的问题?我重要用OA的哪些功效?哪些人???⊿多少人要用OA?我能遭遇什么价格的OA……必须形成清楚的分析报告,而不是凭含混的感到来断定,这样你就可以将主动权控制在自己手里,而不被卖家的花言巧语所蛊惑和诱骗??。 
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